Martín Bilbao Lorente
Penal
Por fin, ha costado, pero la transposición de la “Directiva whistleblowing” se llevará a cabo en España a través de Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, que entrará en vigor el 23 de marzo. Esta norma tiene como finalidad el fomento de la integridad de las organizaciones respecto del cumplimiento normativo en general, fortaleciendo la cultura de la información y de la protección del informante, antes denunciante.
A continuación, os trasladamos unas notas muy sucintas sobre distintos aspectos de interés de esta norma que, aunque afecta al ámbito público y privado, nos referiremos a este último:
a. Ámbito material de aplicación: Aquellas informaciones que tengan relación, entre otras, con hechos que puedan ser constitutivos de delito o de infracción administrativa grave o muy grave.
b. Ámbito personal objeto de protección: Informantes que trabajen en el sector privado o público, así como personas relacionadas con ellos (citando de manera no exhaustiva a familiares, compañeros, representantes de los trabajadores y otras personas físicas o jurídicas de su entorno).
c. Sujetos obligados: Estarán obligados a implantar un sistema de información en el sector privado, las entidades con capital humano superior a 50 trabajadores. No obstante, independientemente del número de trabajadores, todos los canales de información con los que cuente una organización (por ejemplo, en materia de igualdad o prevención de blanqueo de capitales) deberán unificarse en un canal único y adecuarse a las prescripciones de esta Ley.
d. Gestión de los canales de información: La herramienta parte del diseño previo de un Sistema de información por parte de la organización, al frente del cual estará un Responsable designado por el órgano de administración de la empresa.
e. Tramitación de la información: La Ley establece una forma determinada de tramitar e investigar la información recibida, estableciendo plazos para la resolución de los expedientes y una manera específica de documentarlos.
f. La confidencialidad es uno de los pilares de esta norma; ni la identidad de la persona informante ni la de terceros mencionados será revelada salvo a las autoridades en los supuestos legalmente establecidos. No obstante, se admite la recepción e investigación de las informaciones anónimas.
g. Canales externos: además de los canales internos de información, el Ministerio de Justicia habilitará un canal externo donde podrá trasladarse, también, la información.
h. ¿Es necesario disponer de algún tipo de tecnología para implantar estos canales?: La Ley no lo exige, tal es así que admite muchas formas de trasladar la información. La preocupación se centra más en que sea cuál sea el modo de canalización, se gestione de forma segura, se proteja la confidencialidad, no se posibiliten accesos no permitidos a la información y se sigan los procedimientos establecidos en la Ley.
i. Cómo se controla el cumplimiento por parte de la administración: mediante la creación de una Autoridad Independiente integrada en el Ministerio de Justicia, organismo competente para gestionar el canal externo; aplicar el régimen sancionador y la llevanza del Registro de Responsables de canales de información, que será el archivo en el que deberán estar registradas las personas que se encarguen de estos cometidos.
j. Sanciones por incumplimiento: se tipifican como incumplimientos, entre otros, las trabas o dificultades a las personas informantes para que trasladen información, la vulneración de la confidencialidad, las represalias o, simplemente, la no implantación del sistema. En este último caso, las sanciones para la persona jurídica oscilan entre una horquilla de 600.001 y 1 millón de euros.
k. Plazo para la implantación o la adecuación de los sistemas ya instaurados: Para las organizaciones que cuenten con más de 249 trabajadores, el plazo finalizará el 23 de junio de 2023. Para las organizaciones con menos de 249 trabajadores, el 1 de diciembre de 2023.
l. ¿Se puede externalizar el canal de información?: Sí, es posible externalizarlo en un profesional externo, lo que no evita que parte de las competencias y responsabilidades del sistema de información permanezcan en la organización.
Finalmente, no podemos dejar de hacer una reflexión: ¿esto es compliance? Hasta el momento, dada la amplitud de contenido de este término, los canales de denuncia se consideraban sólo una herramienta más de un programa más amplio; ahora, con la profundidad de desarrollo del sistema de información que establece esta Ley, que obliga, además, a contar con una política o estrategia que enuncie los principios generales en esta materia, se hace imprescindible que se implante integrado en un sistema de compliance en el que se delimiten las responsabilidades y competencias de las distintas personas de la organización en esta materia.
Para aquellos clientes que ya cuenten con un programa de compliance, la adecuación a las nuevas exigencias de esta Ley será sencilla. De cualquier forma, para cualquier duda que tenga el lector de estas notas, estamos a su disposición para aclarárselas.
