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Lo smart working nella Pubblica Amministrazione è stato al centro di un lungo dibattito negli ultimi anni, passando da strumento emergenziale durante la pandemia a modello di lavoro con una regolamentazione più strutturata.
Uno dei punti critici del CCNL 2024 è la sua applicazione non uniforme tra le diverse amministrazioni pubbliche. Sebbene il contratto preveda fino a 8 giorni al mese di lavoro agile, gli enti hanno ampia autonomia nell’implementazione, con forti differenze tra ministeri, enti locali e altri enti pubblici. L’accesso al lavoro agile è subordinato alle esigenze di servizio, con rotazione tra i dipendenti. L’INPS è tra gli enti più avanzati, con una gestione più flessibile rispetto ad altri ministeri. Lo smart working è utilizzato per garantire la continuità dei servizi online, migliorando anche l’accesso ai servizi per i cittadini. Tuttavia, ci sono differenze tra le sedi territoriali, con alcune che concedono più giorni di lavoro agile rispetto ad altre, molto spesso le differenze avvengono anche nella stessa sede, tra reparti e colleghi di lavoro. L’Agenzia delle Entrate consente l’accesso allo smart working, ma solo previa autorizzazione del dirigente. Il modello è più rigido e si applica solo ad alcune mansioni, mentre i servizi con alta interazione col pubblico richiedono la presenza fisica.
In generale, gli enti centrali riconoscono il valore dello smart working, ma il suo utilizzo resta fortemente vincolato da esigenze di servizio, con limitazioni che lo rendono meno accessibile rispetto al settore privato.
Negli enti locali, la situazione è molto più frammentata, perché i Comuni e le Regioni hanno maggiore autonomia nella gestione del lavoro agile. Questo porta a differenze territoriali enormi, con alcuni enti che lo incentivano e altri che lo stanno praticamente eliminando, lo vediamo se analizziamo la situazione da Nord a Sud: Milano e Torino hanno adottato accordi locali più avanzati rispetto al CCNL, concedendo ai dipendenti più giorni di lavoro agile e sperimentando forme di flessibilità oraria, mentre Roma e Firenze hanno adottato il modello opposto: nonostante il CCNL preveda fino a 8 giorni al mese, queste città hanno imposto restrizioni, limitando fortemente l’accesso allo smart working. Altre regioni come l’Emilia-Romagna e il Veneto hanno introdotto regolamenti più flessibili, mentre altre regioni, come Calabria e Campania, restano più restrittive.
Uno degli elementi più discussi in merito allo smart working nel nuovo CCNL è il passaggio da una cultura del controllo a una cultura del risultato. Nel settore privato, il lavoro agile è spesso strutturato su obiettivi chiari, con metriche che misurano la produttività e la qualità del lavoro indipendentemente dalla presenza fisica in ufficio. Nella Pubblica Amministrazione, invece, questa trasformazione è ancora parziale e disomogenea.
La gestione tradizionale del lavoro, spesso basata su rigidi orari e vincoli di presenza, non sempre valorizza l’autonomia e la responsabilità individuale. L’assenza di strumenti chiari per la valutazione della performance rischia di vanificare i benefici dello smart working, riducendolo a una mera concessione piuttosto che a un’opportunità strutturale.
Affinché il lavoro agile nella PA possa davvero migliorare la qualità dei servizi e l’efficienza amministrativa, è necessario ripensare i criteri di valutazione del personale, introducendo strumenti digitali per il monitoraggio delle attività e fissando obiettivi misurabili per ogni dipendente. Questo passaggio sarebbe coerente con l’introduzione del metaprocesso, che punta proprio alla standardizzazione e digitalizzazione dei flussi di lavoro.
Un concetto innovativo introdotto nel dibattito sullo smart working nella PA è quello del metaprocesso. Si tratta di un modello organizzativo che digitalizza e standardizza i flussi di lavoro, rendendo meno dipendente la produttività dalla presenza fisica in ufficio.
Si tratta di un modello di gestione del lavoro che utilizza tecnologie avanzate e automazione per trasformare il modo in cui le attività vengono svolte all’interno della Pubblica Amministrazione. L’obiettivo è ridurre la burocrazia, migliorare l’efficienza e garantire la continuità operativa anche in modalità agile. Si basa su intelligenza Artificiale e Machine Learning così da ottimizzare la gestione dei documenti e automatizzare processi ripetitivi, grazie a piattaforme cloud e software collaborativi per consentire la condivisione in tempo reale di pratiche e fascicoli.
A questi si aggiunge l’automazione dei workflow per garantire che i flussi di lavoro possano essere gestiti da remoto senza interruzioni, unitamente ad un monitoraggio digitale delle performance per valutare l’efficacia del lavoro agile e migliorare la produttività senza bisogno della presenza fisica in ufficio.
Quali vantaggi potrebbe ottenere la PA? Sicuramente una maggiore efficienza e riduzione delle tempistiche per la gestione delle pratiche amministrative, ed un abbattimento dei costi di gestione grazie alla digitalizzazione dei documenti e dei procedimenti. Ma soprattutto una, migliore conciliazione vita-lavoro per i dipendenti pubblici, aumentando il benessere lavorativo con relativa riduzione della mobilità forzata. Difatti molti neoassunti nella PA sono costretti a trasferirsi lontano dalla propria residenza per coprire carenze di organico. L’età media dell’ultimo concorso INPS è stata di 35 anni e molti nuovi dipendenti hanno dovuto allontanarsi dalle proprie famiglie, con implicazioni economiche e personali rilevanti. Il metaprocesso consentirebbe di mantenere il posto di lavoro nella propria città, pur essendo assegnati ad un’altra sede amministrativa. Inoltre, la trasparenza e tracciabilità dei processi sarebbe maggiormente garantita, renderebbe più difficile la dispersione di informazioni e migliorando la qualità del servizio pubblico.
Tuttavia, affinché il metaprocesso diventi davvero operativo, saranno necessari investimenti in infrastrutture digitali, formazione del personale e un cambio culturale nell’approccio alla gestione della PA.
